Implémenter ou changer un système ERP est un projet numérique d’une importance critique pour les entreprises. C’est pourquoi il est essentiel d’avoir des conseils et une vision générale des éléments à prendre en compte pour mener le projet à bien.
Les spécifications techniques constituent l’une des clés de voûte d’un projet ERP réussi. Elles vous permettent de choisir le prestataire qui proposera les solutions les mieux adaptées aux besoins de votre entreprise, tout en assurant la cohérence du projet du début à la fin. Elles décrivent les fonctionnalités et les exigences de votre système ERP, ce qui vous permet de garantir que toutes les parties prenantes ont une compréhension claire des objectifs du projet et des résultats attendus.
À travers ce billet de blog, vous découvrirez les points clés que vous devez intégrer dans vos spécifications ERP, ainsi que les meilleures pratiques et les erreurs à éviter lors de leur rédaction. Une spécification technique mal rédigée, incomplète ou irréaliste peut compromettre votre projet dès le départ et entraîner des retards et des dépassements de coûts pendant la mise en œuvre.
Si vous utilisez des termes techniques ou des termes spécifiques à votre activité, n’hésitez pas à inclure un glossaire d’acronymes et d’abréviations. Cela élargira la compréhension générale de votre fournisseur, pour mieux répondre à votre appel d’offres, le prestataire de services doit comprendre votre entreprise et son secteur d’activité.
Vous devrez décrire votre entreprise
Il est également important de considérer les perspectives de l’entreprise, sa stratégie, sa croissance et ses prévisions de croissance. Ne choisissez pas un ERP pour seulement un ou deux ans. C’est une solution qui vous accompagnera pendant plusieurs années, il est donc nécessaire de réfléchir à l’évolution de votre entreprise et à vos besoins futurs.
Si vous prévoyez une forte croissance, évitez de choisir un ERP pour les petites structures qui se révéleront rapidement trop modestes pour votre entreprise. En revanche, choisir un ERP excessivement surdimensionné en pensant que vous serez sécurisé pendant de nombreuses années n’est pas une solution. Ce type d’ERP est généralement coûteux et vous risquez de payer des coûts supplémentaires inutilement élevés.
Dans une spécification technique, il est important d’expliquer vos motivations pour l’acquisition d’un ERP.
Il n’est pas toujours facile de définir des objectifs précis et quantifiés, mais il est possible de trouver des indicateurs pertinents pour l’activité de l’entreprise.
Selon la norme ISO 9000, un processus est « un ensemble d’activités interdépendantes ou interactives qui utilisent des éléments d’entrée pour produire un résultat attendu ».
La description des processus de l’entreprise est un point important dans une spécification technique. Essayez de les décrire avec précision, tels qu’ils sont en réalité, sans essayer d’embellir la situation. Il est impératif d’avoir des retours “honnêtes” sur les processus qui existent actuellement.
Même si les processus principaux sont généralement considérés, il est courant d’oublier certains détails qui peuvent s’avérer indispensables. Nous effectuons certaines tâches automatiquement, sans nous en rendre compte, et il n’est pas rare de réaliser au milieu d’un projet qu’une tâche banale peut être essentielle au bon fonctionnement de l’ERP.
Adoptez une approche basée sur l’expérience et évitez de copier des processus théoriques qui pourraient avoir été bien pensés, mais que personne n’utilise.
Les utilisateurs doivent décrire l’opération : quel logiciel ils utilisent, comment, si c’est fait sur papier, verbalement, sur un tableau…
Les différents flux, entre les services, vers l’externe.
Les points d’amélioration
Cependant, vous devez décrire de manière simple et compréhensible les principaux processus métier qui seront impactés par l’ERP, tout en insistant sur les spécificités de votre activité. Par exemple, la mise en place d’un contrôle qualité pour chaque acceptation de fournisseur ou une double approbation des commandes clients.
La représentation visuelle des processus est un moyen efficace de les décrire, car elle permet une compréhension rapide.
L’audit de votre système d’information actuel est une étape cruciale avant de démarrer tout projet de mise en place d’un ERP. Il permet de savoir si certaines technologies sont obsolètes et doivent être remplacées avantageusement par un ERP qui regroupe plusieurs composants du SI. D’autre part, certaines solutions sont suffisantes et nécessitent simplement une interface avec l’ERP.
Avant de réaliser l’audit, il est important de décrire les logiciels actuellement utilisés et leur version, ainsi que le matériel :
Tous ces éléments permettront au prestataire de service de vous donner une estimation détaillée de la complexité du projet ainsi que du temps de mise en œuvre nécessaire.
Il est important de connaître dès le début les problèmes d’interfaçage avec le reste du système d’information. Vous devrez indiquer quelles données sont concernées et avec quels modules l’ERP devra interagir. Il s’agit d’un point très important pour avoir l’intégrité des données et éviter les saisies multiples. Rien n’est plus gênant que de devoir saisir des données dans un système ERP, pour ensuite devoir les ressaisir dans un autre logiciel, vous pouvez inclure les spécifications techniques fonctionnelles détaillées des interfaces en annexe. Le prestataire pourra alors estimer la complexité de l’inter-façage et ajuster le devis et la planification en conséquence.
Il est important de discuter du niveau de service attendu pour la maintenance, car cela modifiera nécessairement les tarifs et que c’est un point important. Selon votre activité, vous aurez besoin d’une réactivité plus ou moins grande du support, de sorte que les bugs ou les interruptions de l’ERP ne compromettent pas votre activité.
Vous pouvez donc indiquer par exemple que pour une fonction critique, vous souhaitez un temps d’intervention de moins de 8 heures, et de 2 jours pour une fonction de moindre priorité.
Si le projet est important et que vous n’avez pas les ressources pour gérer de grands changements simultanément, il est préférable d’opter pour une mise en œuvre par phases. Par exemple, vous pouvez préciser que vous souhaitez mettre en place le module de comptabilité pendant les trois premiers mois, puis passer au module de production…
Il peut également y avoir plusieurs livraisons dans le même lot. Par la suite, vous devez penser à ce problème dès le début. Vouloir mettre en œuvre toutes les fonctions de l’ERP en une fois peut être risqué si les ressources internes ne sont pas suffisantes. Le réaliser au milieu du projet peut augmenter le temps d’implémentation et les coûts.
La rédaction de spécifications techniques claires et précises est essentielle pour mener à bien un projet ERP. Elle permet de décrire les fonctionnalités et les exigences du système ERP, de clarifier les objectifs du projet et les résultats attendus, et de garantir la cohérence de l’ensemble du projet.
Cela permet également de choisir le prestataire le mieux adapté à vos besoins, en garantissant que toutes les parties prenantes ont une compréhension claire de vos exigences. La rédaction de spécifications techniques minutieuse est cruciale pour le succès du projet, car une spécification mal rédigée peut compromettre le projet dès le départ, entraînant des retards et des dépassements de coûts.
En somme, prenez le temps de rédiger des spécifications techniques claires et détaillées pour assurer la réussite de votre projet ERP.
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